Perencanaan dengan Skenario

Koran SI, Jurnalis · Jum'at 25 November 2011 10:19 WIB
https: img.okezone.com content 2011 11 25 23 534021 yAJa10hzop.jpg Ilustrasi: Kalkulator

PERUSAHAAN tanpa perencanaan sama dengan merencanakan kegagalan. Begitu sering kita dengar, oleh karena itu perencanaan menjadi bagian yang tidak bisa dipisahkan dari perjalanan dan perkembangan sebuah perusahaan.

Plan your work; work your plan. Rencanakan apa yang akan Anda kerjakan, dan kerjakan apa yang Anda rencanakan. Banyak rencana yang disusun sekadar untuk memenuhi kewajiban dan kelaziman, namun setelah itu disimpan dengan rapi sebagai arsip dan kemudian dalam praktiknya mengerjakan sesuatu yang lain atau berbeda sama sekali. Rencana yang dibuat bukanlah rencana kalau tidak dilakukan atau dikerjakan. Sebuah rencana menjadi rencana ketika rencana itu dikerjakan.

Perencanaan dibuat untuk mempermudah kita bekerja, merupakan hasil analisa dan pemikiran sebelum terjadi, sehingga kita tidak lagi harus berpikir keras ketika sedang menjalankan rencana itu. Banyak yang membuat rencana tetapi tidak mempermudah bahkan mempersulit apa yang dapat dilaksanakan.Oleh karena itulah penting sekali bagi kita membuat perencanaan yang matang,rinci,komprehensif mencakup banyak bahkan semua faktor yang terkait.

Dengan kata lain, semua yang harus dipikirkan telah dipikirkan dan pada waktu menjalankan tidak perlu lagi berpikir terlalu keras dan terlalu lama sehingga dapat berkonsentrasi pada pelaksanaan yang maksimal atau optimal. Gill Ringland, penulis buku Scenario Planning (John Wiley, 1997), memberikan tips bagaimana sebaiknya kita menyusun perencanaan skenario, yang didefinisikan oleh Michael Porter sebagai an internally consistent view of what the future might be, not a forecast but one possible future outcome atau pandangan secara internal tentang masa depan yang akan terjadi, bukan sebuah ramalan tetapi sebuah kemungkinan yang akan timbul di masa depan.

Menurut Gill scenario planning dipakai untuk memperbaiki atau mempertajam keputusan yang harus diambil saat ini yang berdampak di masa depan. Berapa skenario yang harus dibuat? Sebanyak mungkin yang kita dapat berpikir dengan kemungkinan yang akan terjadi. Namun pada praktiknya nanti, dari sekian banyak skenario yang disusun akan mengkristal ke satu skenario yang paling gamblang dengan tingkat probability terjadi paling tinggi dengan beberapa analisa dan pertimbangan yang menyertainya.

Sementara,forecastlebih detail dan memerlukan kepastian dan akurasi, maka skenario lebih menggali faktor-faktor ketidakpastian yang mungkin terjadi. Skenario dipakai untuk “menantang” perencanaan yang akan atau sedang disusun, agar tidak hanya membuat perencanaan yang menyenangkan namun yang lebih pragmatis, realistis, akan tetapi tidak/ bukan berarti menyerah terhadap keadaan, sebaliknya menjadikan perencanaan lebih matang dan mengakomodasi berbagai kemungkinan dalam situasi yang tersulit sekalipun.

Scenario planning dimulai dengan hal yang makro dan mengerucut ke mikro. Dari kemungkinan yang terjadi secara global, internasional, kemudian kemungkinan regional dan akhirnya nasional: baik dalam bidang politik, ekonomi, sosial budaya, teknologi, lingkungan alam, dan faktor lainnya yang membawa pengaruh terhadap bidang di mana perusahaan kita terkait. Dari sekian banyak kemungkinan dampak yang terjadi dalam berbagai aspek tadi itu,kita harus memilih beberapa yang paling relevan,di mana perusahaan kita terkena dampaknya.

Dari luar ditarik ke dalam, begitu kira-kira, bukan sebaliknya. Sumber informasi begitu banyak tersedia, internet, televisi, surat kabar, majalah, dan buku-buku selain dari lembaga- lembaga terkait yang biasa mengeluarkan semacam jurnal yang dapat kita pergunakan informasi di dalamnya. Sebelum skenario dipakai untuk “menantang” forecast, berbagai skenario yang dihimpun harus didebatkan dalam sebuah tim yang menyusun skenario sehingga secara internal diterima.

Idealnya skenario dibuat sebelum membuat forecast, sehingga tim yang membuat forecast tidak terlanjur membuat perencanaan yang sudah terlalu jauh dengan asumsi-asumsi yang justru berbeda dengan skenario yang disusun. Jika memungkinkan, tim yang membuat skenario tidak sama dengan tim yang membuat forecast, supaya saling meng-counter dengan tujuan mempertajam,bukan untuk berdebat dan tetap dalam perbedaan.

Jika tim yang membuat forecast sama dengan yang membuat skenario, ada kecenderungan skenario yang digali atau dibuat disederhanakan dan disesuaikan dengan forecast yang mereka lebih yakini, atau lebih mudah dikerjakan. Membuat skenario bukanlah hal yang terlalu sulit, bahkan setelah terbiasa akan merupakan sebuah tantangan menarik yang membuat mereka, pribadi-pribadi yang duduk dalam tim,semakin tajam dalam menganalisa dan ada kepuasan tersendiri ketika skenario yang dipresentasikan dapat mengubah dan mempertajam forecast yang sedang disusun. Sebuah perencanaan dengan skenario dan perencanaan tanpa skenario akan berbeda hasilnya. Dan diharapkan, setelah perencanaan dengan skenario tersusun rapi, maka yang menjalankan rencana akan lebih merasa diperlengkapi dengan semua aspek dan kemungkinan-kemungkinan yang terjadi. Kenapa tidak dicoba?

DR ELIEZER H HARDJO PHD, CM

Anggota Dewan Juri Rekor Bisnis (ReBi) &

Institute of Certified Professional Managers

(wdi)

Bagikan Artikel Ini

Cari Berita Lain Di Sini