TIPS KARIER: Etika Menelefon dengan Klien hingga Bos
JAKARTA - Kapan Anda mulai menggunakan telefon? Jawabannya adalah segera setelah Anda mengatakan, “Halo.” Anda tidak memerlukan keterampilan apa pun dalam menelefon atau menerima telefon.
Tetapi, etika bertelefon di lingkungan kerja mengharuskan Anda memiliki kemampuan lebih dari mengucapkan salam. Sebab, titik awal kontak dengan klien, pelanggan, atau bahkan atasan Anda kemungkinan dimulai melalui panggilan telefon. Ini adalah kesempatan Anda untuk membuat kesan pertama yang baik.
Jangan Menguyah Makanan
Dengan kata lain, mulut Anda harus kosong ketika membuat panggilan atau menjawab telefon. Anda tidak mungkin dapat berbicara dengan jelas jika sembari mengunyah makanan.
Perkenalkan Diri Anda
Ketika menerima panggilan di tempat kerja, Anda harus mengidentifikasi diri dan perusahaan Anda serta departemen jika perlu. Jika panggilan telefon telah ditransfer kepada Anda dari jalur utama perusahaan, Anda dapat hanya menyatakan nama dan departemen.
Jaga Sikap dalam Berbicara
Selalu bersikap sopan terlepas dari siapa lawan bicara Anda. Apakah Anda berbicara dengan resepsionis atau direktur perusahaan, jangan pernah lupa untuk mengatakan silakan dan terima kasih. Terlepas dari kenyataan bahwa setiap orang berhak mendapatkan rasa hormat, menjaga sikap dalam panggilan telefon membuat orang yang menjawab panggilan Anda dapat menjadi yakin kepentingannya dapat ditangani dengan tepat.
Fokus
Sementara kita semua diharuskan dapat multitasking, tetapi sebaiknya menahan diri dari melakukan hal-hal lain saat Anda sedang menelefon. Anda harus memberikan orang yang berbicara dengan Anda perhatian penuh. Permainan, media sosial, dan e-mail Anda dapat menunggu.
Tombol Hold On
Pertama-tama, Anda harus menghindari semua percakapan saat berada di telefon. Realitanya, Anda mungkin harus berbicara dengan seseorang yang datang ke kantor atau melakukan panggilan lain.
Kalau Anda terpaksa melakukan hal itu, jelaskan kepada lawan bicara, lalu gunakan tombol hold on. Jangan meninggalkan lawan bicara Anda menunggu tanpa batas waktu. Jika Anda tidak dapat mengurus masalah lain dengan cepat, tetapi itu harus ditangani dengan segera, Anda dapat melakukan panggilan lain kali.
Jangan biarkan penelefon Anda tersesat dalam sistem
Ada saat-saat ketika Anda tidak mampu membantu lawan bicara di telefon dan akan meminta orang lain di saluran berbeda untuk menanganinya. Ketika Anda melakukannya, pastikan dia tahu kepada siapa Anda mentransfer panggilan dan alasannya. Biarkan dia tahu apa yang harus dilakukan jika panggilan tidak dapat dilakukan atau jika orang yang Anda tugaskan tidak ada atau tidak dapat membantu.
Menyimpan pesan pendek
Ketika meninggalkan pesan suara untuk seseorang, Anda harus berbicara pelan dan jelas, terutama ketika menyatakan nama dan nomor telefon. Terlalu banyak orang meninggalkan pesan yang sangat panjang dan bertele-tele hanya untuk menyebutkan nama mereka dan nomor pada akhirnya.
Jangan mengulang pesan dan telefon berkali-kali
Jika Anda meninggalkan pesan, tetapi lawan bicara Anda tidak segera merespons karena dia tidak ada saat itu, Anda tidak perlu menelefon lagi dan lagi. Jika masalah mendesak, Anda bisa mencoba menelefon lagi keesokan harinya atau menindaklanjuti dengan e-mail yang menyatakan bahwa Anda juga meninggalkan pesan suara.
Dengarkan pesan suara sebelum menelefon
Dengarkan pesan suara Anda yang telah diterima secara keseluruhan sebelum kembali ke panggilan telefon. Dari situ, mungkin Anda tahu bahwa tidak perlu menelefon kembali atau Anda perlu untuk mengurus sesuatu yang lebih penting. Misalnya, penelefon Anda membutuhkan informasi yang harus Anda siapkan ketika menelefon kembali.
(Dani Jumadil Akhir)
Ekonomi Okezone menyajikan berita ekonomi terkini dan terpercaya. Dapatkan wawasan tentang tren pasar, kebijakan ekonomi, dan pergerakan finansial di Indonesia dan dunia.
