Share

Cara Jitu Agar Meeting Lebih Efisien dan Tak Bertele-tele

Maghfira Nursyabila, Jurnalis · Senin 26 Agustus 2019 06:21 WIB
https: img.okezone.com content 2019 08 25 320 2096454 cara-jitu-agar-meeting-lebih-efisien-dan-tak-bertele-tele-st5jasxjgI.jpg Pekerja kantoran melakukan rapat (Foto: Okezone.com/Companydirectors)

JAKARTA – Pasti banyak dari kalian yang malas datang ke sebuah agenda rapat, hal itu dikarenakan rapat yang Anda datangi tidak sesuai harapan. Kebanyakan agenda rapat memakan waktu yang lama dan dihabisi dengan membicarakan hal yang tidak ada kaitan nya dengan apa yang dibahas.

Agenda rapat juga kadang tidak tepat waktu atau seringkali tidak sampai pada sebuah simpulan, hal-hal seperti inilah yang membuat orang malas untuk datang ke sebuah agenda rapat.

Tapi jangan khawatir, berikut 8 cara agar rapat Anda dapat efisien dan efektif yang dilansir dari CNN money, Senin (26/8/2019).

 Baca juga: Hindari 8 Perkataan Ini di Kantor, Nomor 6 Bisa Bikin Tersinggung

Ilustrasi kerja

1. Undang orang yang tepat

Membatasi orang-orang yang hadir dalam sebuah rapat dapat memacu percakapan yang efisien dan Anda akan menilai siapa saja yang dapat berkontribusi dari percakapan hari itu, hal ini dilakukan karena kualitas diskusi yang akan dihasilkan tergantung pada siapa saja yang Anda undang ke dalam rapat tersebut.

 Baca juga: Curhat Kerjaan ke Bos? Begini Tipsnya Agar Tak Gagal Paham

2. Memiliki topik Pembahasan yang jelas

Selain mengirimkan undangan rapat yang berisikan waktu dan lokasi, pastikan Anda juga mencantumkan topik diskusi yang akan di bahas. Hal ini menjadi penting karena banyak orang yang di undang dalam sebuah kegiatan rapat tapi dia sendiri tidak tahu topik apa yang akan di bahas, justru hal ini yang membuat kegiatan rapat jadi tidak kondusif dan berujung mengobrol hal-hal yang tidak penting dan keluar dari topic pembahasan.

3. Memberikan kesempatan berbicara

Setelah Anda mengundang orang-orang yang tepat untuk agenda rapat tersebut, Anda harus memastikan bahwa undangan rapat merasa nyaman dan merasa di anggap dengan cara mendengarkan masukan yang ia lontarkan, berikan mereka waktu untuk berbicara dan memberikan pendapat terkait topik yang sedang dibahas.

 Baca juga: Punya Rekan Kerja yang Sering Ngeluh? Ikuti 5 Langkah Mengatasinya

Wawancara

4. Batasi percakapan

 

Banyak pemimpin rapat yang kadang berbicara terus menerus dan tidak memberikan kesempatan untuk anggotanya agar memberikan pendapatnya. Hal ini harus di hindari untuk para pemimpin rapat, lebih baik ketika Anda memimpin sebuah rapat, mengajukan pertanyaan atau mendengarkan anggota Anda berbicara agar Anda tidak terlalu banyak bicara.

Baca juga: Jangan Keluarkan Kata-Kata Ini saat Wawancara Kerja, Bisa Auto-Ditolak!

5. Jangan membuka gadget

Teknologi memang telah membuat hidup kita jauh lebih mudah, tapi saat hadir di sebuah rapat sebaikanya matikan semua gadget Anda agar tidak terganggu. Banyak perusahaan yang tidak membolehi pegawainya membawa gadget saat rapat, hal ini dikarenakan banyak orang yang tidak fokus diajak bicara saat ia membuka gadget.

6. Hindari perdebatan

Sebuah rapat dilakukan untuk menggabungkan beberapa kepala untuk mencapai suatu tujuan bersama, memang sulit sekali menggabungkan isi kepala orang karena pasti akan menimbulkan konflik dan perdebatan di dalam rapat, maka dari itu hindari perdebatan dan mulai lah menghormati perbedaan pendapat dari rekan kerja Anda.

Baca juga: 10 Jenis Pekerjaan yang Menjanjikan Gaji Fantastis bagi Wanita

Rapat

7. Jika rapat harian, tetaplah tepat waktu

Jika rapat harian dianggap perlu, buatlah rapat ini se efisien mungkin, jangan menganggap remeh rapat harian, datang lah tepat waktu agar rapat dapat segera di buka.


8. Tentukan waktu yang dibutuhkan untuk rapat

Dalam sehari mungkin Anda bisa menghadiri ataupun mengadakan sebuah agenda rapat lebih dari empat kali dan menghabiskan waktu yang lama, namun hal itu tidak efektif dan efisien, beberapa ahli mengatakan bahwa waktu yang efektif untuk mengikuti rapat hanya lah empat pertemuan rapat dalam sehari dan tidak lebih dari 2 jam.

1
3

Bagikan Artikel Ini

Cari Berita Lain Di Sini