Optimalkan Bisnis dengan Virtual Office, Ini Keuntungan dan Aturannya

JAKARTA - Di tengah perkembangan teknologi dan ekonomi digital, kebutuhan akan ruang kerja fisik kini semakin bergeser. CEO Kontrak Hukum Rieke Caroline menyatakan, banyak pelaku usaha, khususnya startup dan UMKM, yang kini mulai mempertimbangkan cara yang lebih efisien untuk menjalankan bisnis mereka.

“Salah satunya adalah dengan menggunakan layanan virtual office, yang menawarkan fleksibilitas tanpa harus mengeluarkan biaya besar untuk sewa kantor,” jelas Rieke.

Rieke juga menjabarkan manfaatkan virtual office bagi para pelaku usaha yang ingin mengembangkan bisnisnya dengan cara yang lebih praktis dan hemat biaya.

Penggunaan Virtual Office untuk Efisiensi dan Kemudahan Bisnis

Rieke menjelaskan bahwa virtual office adalah layanan yang memberikan alamat kantor fisik tanpa harus menyewa ruang kerja secara langsung.

“Bagi startup dan UMKM yang baru merintis usaha, pengeluaran untuk sewa kantor bisa cukup besar dan memberatkan. Dengan virtual office, pelaku usaha bisa mendapatkan alamat bisnis yang sah dan resmi tanpa harus menanggung biaya sewa yang tinggi,” jelas Rieke.

Ya, meski bentuknya virtual, alamat kantor ini tetap resmi dan mendapatkan izin yang dapat digunakan sebagai keperluan surat menyurat dan dikelola oleh resepsionis asli secara profesional.

Virtual office mencakup layanan seperti alamat bisnis, layanan pos, nomor telepon, konferensi video, dan layanan dukungan administratif.

Rieke menambahkan bahwa virtual office juga memberikan kemudahan dalam pengurusan legalitas, seperti perizinan usaha dan pelaporan pajak.

“Satu hal penting lainnya, dengan memiliki alamat virtual office, para pengusaha dapat terhindari masalah administratif dan bisa fokus pada pengembangan bisnis,” katanya.

Seiring dengan tingkat mobilitas dan efektivitas yang dimiliki virtual office, Rieke optimis bahwa penggunaannya akan terus meningkat dalam beberapa tahun mendatang.

Kemampuan virtual office untuk mengakomodasi kebutuhan bisnis tanpa terikat lokasi menjadikannya solusi yang sangat relevan di era digital ini.

Keuntungan Virtual Office bagi Bisnis

Rieke membeberkan sederet keuntungan penggunaan virtual office terutama bagi startup dan UMKM, antara lain sebagai berikut:

1. Penghematan Biaya Operasional

Biaya sewa ruang kantor fisik di kota besar seperti Jakarta sangat tinggi. Dengan virtual office, pelaku usaha hanya membayar sebagian kecil dari biaya tersebut, namun tetap mendapatkan fasilitas seperti alamat bisnis yang sah.

2. Fleksibilitas Lokasi Kerja

Virtual office memungkinkan pengusaha untuk bekerja dari mana saja, termasuk dari rumah, tanpa kehilangan akses ke alamat bisnis yang sah. Ini sangat membantu bagi mereka yang ingin bekerja secara fleksibel atau memiliki tim yang tersebar di berbagai lokasi.

3. Profesionalitas di Mata Klien

“Beberapa klien kami mengandalkan virtual office agar bisnis mereka terlihat lebih profesional dan terpercaya di mata klien serta mitra bisnis,” ungkap Rieke.

Selain itu, alamat virtual office juga sangat membantu dalam pengurusan izin usaha, yang memang membutuhkan alamat bisnis yang sah dan terdaftar.

 

Aturan Penggunaan Virtual Office

Rieke menjelaskan, pelaku usaha yang ingin menggunakan virtual office perlu memperhatikan beberapa aturan yang berlaku.

Salah satunya adalah memenuhi persyaratan sesuai dengan Surat Edaran Badan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Provinsi DKI Jakarta No 06/SE/2016 Tahun 2016 tentang Penerbitan Surat Keterangan Domisili dan Izin-Izin Lanjutannya bagi Pengguna Virtual Office.

“Virtual office memang dapat membantu pelaku startup dan UMKM mengatasi kendala domisili usaha, tetapi tetap ada aturan yang harus dipenuhi,” ungkap Rieke.

Beberapa aturan penting bagi pengguna virtual office antara lain:

1. Pastikan Telah Memenuhi Syarat

 

Surat Keterangan Domisili Perusahaan dan izin usaha lanjutan hanya akan diberikan kepada pengguna virtual office yang merupakan:

- Badan usaha yang telah memiliki kantor atau lokasi usaha yang sesuai zonasi dan harus dibuktikan dengan dokumen sah seperti SKDBU atau Izin Usaha yang mencantumkan lokasi kantor atau lokasi aktivitas usaha; atau

- Badan usaha perorangan yang beraktivitas di rumah tinggal atau non-permanen (seperti co-working space atau ruang publik yang tidak menetap) memenuhi kriteria seperti:

a. Tidak mengubah fungsi rumah tinggal;

b. Tidak menggunakan bahu jalan sebagai lahan parkir maupun tempat usaha;

c. Tidak menimbulkan polusi air, udara, atau suara melebihi skala rumah tangga;

d. Tidak menggunakan peralatan atau mesin yang otomatis dalam proses produksi;

e. Tidak mengganggu ketertiban lingkungan.

Untuk mendapatkan izin usaha lanjutan, maka perusahaan wajib melampirkan dokumen resmi atas nama 2 penanggung jawab yaitu 2 anggota direksi, berupa:

- KTP (salah satu direksi wajib memiliki KTP DKI Jakarta);

- Kartu Keluarga;

- NPWP Perorangan;

- Data rekening dan surat rekomendasi dari Bank;

- Surat Pernyataan bermaterai yang menyatakan kesanggupan memenuhi kriteria di atas

Sedangkan, bagi perusahaan perorangan, dokumen resmi tersebut cukup diwakili oleh pemilik usaha dan satu penjamin.

 

2. Alamat Virtual Office

Rieke juga menekankan bahwa alamat virtual office dan alamat kegiatan nyata perusahaan, baik di kantor atau rumah tinggal, harus dicantumkan pada Surat Keterangan Domisili dan izin lanjutan.

 

3. Amati Masa Berlaku

Surat Keterangan Domisili penggunaan virtual office berlaku sesuai masa jangka waktu sewanya, paling lama 1 tahun dan dapat diperpanjang sesuai ketentuan berlaku. Sedangkan masa berlaku izin usaha lanjutan adalah 1 tahun dan bisa diperpanjang sesuai ketentuan.

Namun, khusus di wilayah DKI Jakarta, berdasarkan SK DPMPTSP 25/2019, pemerintah telah menutup pelayanan non perizinan Surat Keterangan Domisili Perusahaan dan Surat Keterangan Domisili Usaha sebagai bentuk penyederhanaan prosedur persyaratan memulai usaha.

"Sekarang, cukup dengan Nomor Induk Berusaha (NIB), pelaku usaha sudah dapat menjalankan bisnisnya tanpa harus mengurus SKDP," jelas Rieke.

Virtual office memang bisa menjadi solusi yang tepat bagi pelaku usaha yang ingin mengoptimalkan biaya operasional tanpa kehilangan profesionalitas.

“Banyak klien Kontrak Hukum yang memilih untuk berkonsultasi terlebih dahulu mengenai penggunaan virtual office, terutama karena adanya aturan yang cukup detail,” pungkas Rieke.

Dengan begitu, pelaku usaha jadi bisa lebih percaya diri menjalankan usahanya dengan virtual office.

(Dani Jumadil Akhir)